書類整理のコツ!片付けのプロの整理方法・増やさない工夫とは?

書類整理のコツ!片付けのプロの整理方法・増やさない工夫とは?


書類はたまるとやっかいな物の一つです。

山積みになった日には、
探しものが見当たらなくなったり…
山が倒れて悲惨なことになったり…
ホコリをかぶってしまったり…

「ここにあったはずなのに」
忙しい時に限って、必要な書類って見つからないものですよね。

でも、物を探す時間は“排除するべき”無駄な時間!
暮らしを楽にする書類整理のコツを解説します。

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書類整理のコツ

コツは簡単!下記4つのポイントを心がけることです。

・要不要のルールを決める
・中身が見えないものはすぐに開封する
・データ化・クラウド化する
・増やさない

それぞれ説明していきます。

要不要のルールを決めるコツ

書類がつい山積みになってしまう人は、どれが必要でどれが不要なのか判断しないまま積んでしまう傾向があります。

自分の家で増えてしまう書類については、事前に要不要を決めておきましょう。

我が家の場合はこんな感じです。

◇必要

☑️ 家関連の書類
賃貸の規約、契約書類などは必ず持ち続ける必要があります。
後から増えるものでもありませんが、結構かさばるので玄関の靴箱の一角においています。

☑️ 有効期限のない保証書
高価なもの、宝石など

◇一定の期間だけ必要

☑️ 家具、家電、携帯などの保証書
1〜2年のみ有効なものが多いので、時々見直して期間が終わったら捨ててしまいます。

☑️ 医療系の領収書
確定申告で使用する可能性があるため、取っておきます。
市販薬なら合計1万円以上、病院なら10万円以上で税金を少なくする申告ができる可能性があります。

☑️ 家計のレシート
我が家では、筆者と旦那さんのお財布は完全に一緒ではありません。
食費や生活用品をどちらがどのくらい買ったのか月末に計算し清算するため、それまでの期間だけ毎月決めた場所に溜めておきます。

◇不要

☑️ ポストに投函されたチラシ
☑️ 通販、クレジットカード等のダイレクトメール
☑️ 通販カタログ
☑️ 旅行カタログ
☑️ マンション関連の工事点検のお知らせ
上記5つは中身を確認したら、「必要な部分のみ取っておく」か「写真を撮ってデータ化する」などしてすぐに処分します。

☑️ クレジットカードの明細
ネットですぐに利用状況や明細、請求金額を確認できるので、紙の明細は届かないように設定。
複数のクレジットカードを利用していますが、現在は一つも届かなくしています。
紙の請求書をやめると、無駄な紙を使わずエコですし、ポイントがもらえるなどメリットがある場合も。
紙の明細が届いている人は、ご利用のカードを是非確認してみてくださいね。

☑️ 水道光熱費の明細
支払いがクレジットカードや銀行振込の場合にも、必ず届くもの。
ですが、利用状況や料金はネットで確認可能です。

▼ネットで明細が確認できるサービス
myTOKYOGAS(東京ガス)
でんき家計簿(東京電力)
東京水道マイネット(東京都水道局)

無料の会員登録や契約番号などの入力が必要になりますが、契約内容や年間の利用状況がグラフ化されて確認できるため、とても便利です。

ただ、いざという時のために、お客様番号、契約番号、契約プラン等は別途メモを取っておくといいかもしれません。
筆者はgoogleのクラウドサービス「google spredsheet」を利用して、旦那さんと共有しています。

☑️ 個人の食事などのレシート
基本的にはクレジットカードや電子マネーでの支払い中心なため、ネット上に明細が残るのですぐに処分してします。
マネーフォワードME」というスマホアプリも便利です。

☑️ 税金、年金関連のお知らせ
ここでいう税金は、お知らせ系のものです。
支払い系のものは取っておかないと困るので注意してくださいね。

年金関連のお知らせは、定期的にハガキも届きますがそれらの情報はすべて下記で確認できます。

ねんきんネット(日本年金機構)

こちらも無料で利用登録をするだけなので簡単です。

いかがでしょうか?
生活状況によって増える書類は変わるので
自分の家の書類の種類、要不要について考えてみてくださいね。

続いてのポイントはこちら。

中身がわからないものはすぐに開封する

ダイレクトメールや行政の書類など、郵便物を見ないで置きっ放しにしていませんか?

見ない=必要か不要か判断できない

ということ。

そのため、未開封のものは当然捨てられず溜まっていきます。
中には、期限のある重要な書類を見逃してしまうこともあるでしょう。

郵便物は、できるだけ“手にとってすぐ”中身を確認してください。
筆者の場合は、ポストから出して家に入るまでの間に開けてしまいます。

玄関で靴を脱ぐ頃には要不要の確認が済んでいるので、不要なものはそのままゴミ箱に捨てられます。

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データ化(書類電子化)、クラウド化する

まずは簡単に単語の意味を解説していきます。

「データ化」とは
現在手元にある紙や書類を、デジタル写真やテキストファイルといった「電子データ」にすること。
「クラウド化」とは
簡単にいうと、「セキュリティで保護された空間に情報を入れておくこと」。

つまり、「手元にある紙や書類を電子データにして、セキュリティで保護された空間に保管する」ということです。

そうすることで、必要な情報をいつでも簡単にスマホ一台で確認できるようになります。
また、これまで家の中で保管していたスペースが不要になり、収納も広くなるでしょう。

無料のクラウドサービスなら、筆者も利用している「google drive」や「dropbox」、「evernote」がオススメです。

◇データ化、クラウド化による整理向きな書類例

・定期的に必要なもの
例:家族親戚の連絡先一覧、光熱費などの契約情報など

・外出先でも確認したいもの
例:幼稚園のプリント、スケジュール帳、行事表など

・かさばるけど、とっておきたいもの
例:料理レシピ集、美味しかったお店の情報など

捨てるべきか迷ったものは、携帯で写真を撮ってから捨てると安心ですね。

増やさない工夫をする

気づいたら書類が山積みになりがちな人が整理するコツは、今ある物を減らす努力をする前に「増やさない工夫」をする、ということです。

書類は家に入ってきた瞬間の水際対応が一番大切。

ダイレクトメール、旅行冊子、チラシなど…どんな家でも毎日何かしらの郵便物が届きますよね。
これまでの解説の通り、要不要の判断をできるだけすぐに行い、「ポンッと置くこと」「あとで見よう」をやめましょう。

広告やカタログの「あとで見よう」は、あなたにとって優先度が低いということ。
見なくてもいいものです。

先にぱらっとでも見て、確認のうえ整理しましょう。

必要なものは、さっと見るだけでわかるので、必要なものだけを「保管」しましょう。
そうすることで、すぐに判断する癖がつきますよ。

書類を整理して暮らしを楽にしよう

書類整理のコツ
・要不要のルールを決める
・中身がわからないものはすぐに開封する
・データ化・クラウド化する
・増やさない工夫をする

自分の家で増えやすい書類を把握して、新たに入ってきたものはすぐに確認し、できるだけデータ化しましょう。

また、書類ではありませんが紙類でいうとこれらも非常に溜まりやすいもの。
・いただきもののお菓子の箱
・プレゼントの箱
・紙袋
・包装紙

キレイなのでついとっておきたくなりますが、使う機会は稀です。
筆者はすぐに捨てることで、スッキリした収納スペースを実現していますよ。

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この記事を書いた人

CTA-IMAGE MINIMAL+ROOM管理人

アメリカで広く知られている片づけのプロ資格、プロフェッショナルオーガナイザーの日本版「ライフオーガナイザー®︎1級」資格を持つ、片づけのプロ。

「片づけや家事で困っている人の暮らしを少しでも楽にする!」をライフワークとして、本サイトを運営中。

ズボラでめんどくさがり。時短を追求した結果、ミニマル思考になりました。