【Google ドライブの始め方】書類整理・共有に便利!使い方は簡単?詳しく解説

【Google ドライブの始め方】書類整理・共有に便利!使い方は簡単?詳しく解説


本記事では、「Googleドライブの始め方」「便利な点」「利用時に気をつけるべき点」をまとめています。

うまく活用することで、家事や仕事の時短ができたり、物を減らすこともできます。

10年以上Googleのサービスを活用している筆者が解説していきます。

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Google ドライブとは


キャッチコピーは「すべてのファイルをどこからでも」

アメリカのIT企業「Google」が提供するオンラインストレージサービスです。
Googleのこと、オンラインストレージサービスとは何かをはじめにご説明します。

Googleとは

検索エンジンで世界シェアNo.1の企業。

ネットで何かを調べたい時にブラウザを開いて検索すると、最適な情報やサイトが表示されますよね。

その、「世界中にあるサイトの中からあなたが知りたい情報を表示する」という作業を行なっているのが、検索エンジンです。

Googleは、日本国内でもNo.1のシェアとなっています。

また、他にも「Youtube」「Google マップ」「Google 翻訳」など、
世界中で使われるサービスがGoogleによって開発されています。

サービス一覧ページはこちら。私もまだ使ったことのないサービスがたくさんありました…!

オンラインストレージサービスとは

簡単に言うと様々なファイルが保存できる仮想空間です。

パソコンの中ではなく、スマホの中でもなく、インターネットを通じて見えない場所にデータを保管しています。

Google ドライブの特徴

1:さまざまなファイルを保存できる
写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけます。Google アカウントをお持ちであれば、15 GB の保存容量を無料でご利用いただけます。

2:どこからでもアクセスできる
ドライブ内のファイルには、スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでもアクセスできるので、どこにいてもファイルを使用できます。

3:ファイルやフォルダを共有できる
どのファイルでも、他のユーザーを閲覧、ダウンロード、共同編集に招待できます。ファイルをメールに添付する必要はもうありません。

そして、何と言っても無料で使えることが特徴です!

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どんな時に便利?

筆者はGoogleのメールサービス(gmail)を10年ほど利用しており、Google ドライブのヘビーユーザーでもあります。

このサービスは具体的にどんな時に便利なのか、どのように利用しているのか、体験談を交えて解説していきます。

☑️ 筆者が便利に感じている点

・大切な情報やデータを持ち歩ける
・携帯の容量オーバー時、一時的な置き場にできる
・パソコン、スマホどちらでもデータを入力できる
・自動保存機能でデータが安全
・家族や友人と特定のファイルや写真を共有できる

大切な情報やデータを持ち歩ける

こちらは、筆者がもっとも便利に感じている点。
筆者のように会社員として働いている人や、外出が多い人には非常に便利な機能です。

外出先で、

・急いであの書類のデータを見たい
・宅配便を送るので、親戚の住所・電話番号が知りたい
・この前メモしたレシピを友達に教えたい

といった、「今〇〇を見たいけど家にある」という状況に直面したことはありませんか?
でも、そういった場合「今持ってないから、あとでやろう。あとで確認しよう」なんて思って、後で忘れてしまうことも。

そんな時に、必要なデータがすぐにスマホで見れたらどんなに便利でしょう。
Google ドライブにデータを保存しておけば、それが可能になります。

また、ちょっとメモしておこう…
と思ったことも入れておけば、万が一携帯をなくしてもデータだけは残ります。

スマホの容量オーバー時、一時的な置き場にできる

写真や動画をたくさん保存していると、いつのまにかスマホの容量がオーバーしてしまうことありませんか?

どこかに遊びにいった時、新たに写真を撮りたいけど撮れない!
そんなの悲しいですよね。

でも、整理している時間はない…
そんな時は、ひとまずGoogle ドライブに保存しておけば、スマホのデータを消す必要はありません。

Google ドライブでは15GBまでの容量を無料で保存することができるので、他にデータが入っていなければスマホ写真を5000枚程度保存できます。

写真の画質やサイズにもよりますが、かなりの枚数です。

一日に撮る写真は多くても数十枚程度だと思うので、ささっとコピーしておけば一日楽しむことができますね。

パソコン、スマホどちらでもデータを入力できる

こちらも非常に便利だと思う点なのですが、パソコンとスマホ、どこから編集しても保存したデータが更新されます。

つまり、家計管理などで一気にデータを入力したい時は、パソコンから。
ふと思いついたアイデアや、忘れてはいけない大事な情報をすぐにメモしたい時はスマホから。

と状況によって使い分けることができます。
パソコンで作った書類をわざわざスマホに送信するなどの手間もないので、非常に効率がいいです。

自動保存機能でデータが安全

書類を作っている時、

突然電源が切れてしまった!
保存ボタンを押し忘れて消してしまった!

なんてことは今までありませんか?

私は何度もあります。

でも、Google ドライブ内の「Google ドキュメント」や「Google スライド」には、自動保存機能がついています。

自動保存機能は、改めて保存ボタンを押さなくても一定時間おきに自動的に保存してくれる機能。

ドキュメントを作った時点で保存開始されるので、大事な資料を安心して作成できますよ。

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大事なデータを入れても安全?利用時に気をつけるべき点


ここまで様々なメリットを見てきましたが、大事なデータを入れても大丈夫なの?安全なの?という心配にお答えします。

まず、Googleはアメリカにある世界一の規模・影響力を持つ企業の一つ。

世界中で利用されるサービスを作る会社なので、ハッカーなどに狙われることも多いでしょう。
ですが、世界一の企業には世界一の技術者たちが集まり、セキュリティ対策には万全を期しています。

世界で利用されるサービスだからこそ、大きな問題が起きれば世界が混乱に陥るほどの威力もあるでしょう。

そのため、基本的には安心して利用して大丈夫です。

ただ、一番の問題は個人の利用方法。
自分のアカウントは自分で守らなくてはいけません。

・ログインID・パスワードが他人が想像しやすいものになっていませんか?

・共有のパソコンでログイン情報を保存していませんか?

・迷惑メールに騙されて、アカウント情報を自ら入力していませんか?

ただ、上記に書いたような基本的なことに気をつければ、そうそう問題は起きないでしょう。

個人でできる「アカウントのセキュリティを強化する方法」について、さらに詳しい情報はこちら

Google ドライブの始め方

ここからは、Google ドライブの始め方を解説していきます。

まずはGoogleアカウントを作る

・新規登録(無料)
・すでにアカウントを持っている人はログイン

が必要になります。

Google アカウントの作成ページ」にアクセスしてください。


画面の表示に沿って、下記の情報を入力してください。

・姓
・名
・ユーザー名(メールアドレスになります)
・パスワード ※半角英字、数字、記号を組み合わせて 8 文字以上で入力してください

次の画面へ行くと、電話番号や誕生日の入力が必要になります。

特に難しいことはなく、わかりやすくステップを誘導してくれるので解説は省略しますが、画面に沿って登録を完了させてください。

Google ドライブにデータを入れる

アカウント登録が完了したら、Google ドライブにデータを入れていきましょう。

1:Google ドライブにアクセスする
こちらからアクセスしてください。

パソコンの場合は、ページをブックマークしておくと便利です。
スマホの場合は、下記リンクよりアプリをダウンロードしてください。

Google ドライブ - 安全なオンライン ストレージ

Google ドライブ – 安全なオンライン ストレージ

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また、ブラウザでChromeを使っている場合は、検索ページの右上のメニューボタンを開くとGoogle ドライブへのリンクがあります。
こちらも覚えておくと便利ですよ。


右上の矢印が指している部分がメニューボタンです。

2:Google ドライブにデータを入れる


メニューにある「+新規」ボタンを押すと、新たなデータを追加することができます。


「+新規」ボタンを押すと、このようなメニューが出てきます。

☑️ フォルダ

新しいフォルダを作成できます。
用途に分けて、「写真」「書類」などのフォルダを先に作っておくといいでしょう。

☑️ ファイルのアップロード
☑️ フォルダのアップロード

すでに作成済みの書類や、写真をアップロードしたい場合はここから行います

☑️ Google ドキュメント
☑️ Google スプレッドシート
☑️ Google スライド
☑️ その他

Google ドライブ上で新たに資料を作る場合はここから行えます。
ドキュメントは、テキストファイル。
スプレッドシートは、エクセルファイルのようなもの。
スライドは、プレゼン資料や仕様書に使えるパワーポイントのようなものです。

書類整理・共有が簡単!Google ドライブを使おう

1:さまざまなファイルを保存できる
写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけます。Google アカウントをお持ちであれば、15 GB の保存容量を無料でご利用いただけます。

2:どこからでもアクセスできる
ドライブ内のファイルには、スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでもアクセスできるので、どこにいてもファイルを使用できます。

3:ファイルやフォルダを共有できる
どのファイルでも、他のユーザーを閲覧、ダウンロード、共同編集に招待できます。ファイルをメールに添付する必要はもうありません。

Google ドライブ無料で使える便利なオンラインストレージサービスです!
使い方によっては、家事を時短できたり、今ある物を減らせたりします。

ぜひ、自分にあった使い方を見つけてみてくださいね。

Google ドライブアプリのダウンロードはこちら

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この記事を書いた人

CTA-IMAGE MINIMAL+ROOM管理人

アメリカで広く知られている片づけのプロ資格、プロフェッショナルオーガナイザーの日本版「ライフオーガナイザー®︎1級」資格を持つ、片づけのプロ。

「片づけや家事で困っている人の暮らしを少しでも楽にする!」をライフワークとして、本サイトを運営中。

ズボラでめんどくさがり。時短を追求した結果、ミニマル思考になりました。